letztes Update: 26.02.2022
Hier findet ihr die Seite für das KTUL Wochenende: …finanzen/finanzenseitefuerktulwochenende/
Ansprechpartner im Kontingentsteam
Matze (mathias.fazekas@w…e.de) | Alex (alexander.wiesmann@w…e.de)
Wir möchten alle Finanz-Absprechpartner*innen in den Units einladen, unserer Telegram-Gruppe beizutreten. Dort möchten wir über alle Finanz-Updates informieren. Einladungslink: https://t.me/+xpijP4tK-UBhY2Zi
Allgemein
- Originalbelege: auch bei einer digitalen Abrechnung, müssen die Originalbelege noch vorliegen: ihr könnt sie gerne bei euch in einem Karton/einer Tasche oder ähnlichem sammeln
- Sach und Fahrtkosten – am Besten per Circula einreichen: https://app.circula.com – E-Mailadresse ist die, die ihr auch bei der Anmeldung hinterlegt habt. Passwort habt ihr zugeschickt bekommen, oder ihr klickt auf Passswort vergessen und fordert ein neues an
- Eine hilfreiche Anleitung findet ihr hier: Reisekosten und Sachauslagen
- Rechnungen die von uns direkt bezahlt werden sollen per Mail an rechnung@worldscoutjamboree.de
- Verträge per Mail an vertrag@worldscoutjamboree.de
- Die Rechnungsadresse muss immer die Adresse des Ringes in Berlin sein:
Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. (rdp)
Chausseestr. 128/129
10115 Berlin
- Keine Investitionen tätigen (d.h. selbstständig nutzbare Güter kaufen, die danach noch verwendbar sind)
- Ab 1.000 EUR (netto) müssen drei Angebote eingeholt werden und entsprechend dokumentiert werden (wenn ihr Pfadiheime bei Euch bucht, könnt ihr von dieser Regelung abweichen, wenn ihr es entsprechend dokumentiert), Übernachtungen sollten möglichst ortsnah gebucht werden um den Aufwand an Reisekosten einzusparen (https://www.vergabevorschriften.de/uvgo/14) –> Muster_VErgabedokumentation.docx
- Wir sprechen hier vor allem die Finanzverantwortlichen in den Units an und bitten darum die Abrechnungen möglichst über die jeweils Verantwortlichen zu steuern.
Moss-Debitkarten:
Hier könnt ihr euch einen Moss-Zugang verschaffen (funktioniert nur mit der @worldscoutjamboree.de Adresse):
Damit sind Auslagen bezahlbar und belegbar (mittels App) ohne eine zusätzliche Einreichung zu machen.
Es muss jeder Beleg miteingereicht werden: keine Zahlungsbelege („Kartenzahlung erfolgreich“ -> die Quittung ist damit gemeint)
MOSS-MAGICAL LINK (Link klicken und @worldscoutjamboree.de Adresse verwenden)
(der Link läuft regelmäßig ab, gerne einen netten Hinweis an finanzen@worldscoutjamboree.de schicken, damit wir den Link austauschen können)
Bitte um Beachtung
- IBAN/BIC müssen sehr gut lesbar und vollständig sein
- Beim Fotografieren von Belegen auf eine sehr gut lesbare Qualität und ein allgemeines Dateiformat achten
- Die aktuellen Abrechnungsformulare
- Es gilt die Finanz- und Reisekostenordnung des rdp e.V. (181202_Finanzordung_rdp)
- Für jede Ausgabe muss eine Quittung oder ein Beleg vorliegen; liegt kein Beleg vor, bitte am besten vor der Ausgabe bei dem Finanz-Team melden
Reisekostenabrechnung
- Die Bahn ist immer zu präferieren: PKW Fahrten werden nur in Ausnahmen erstattet, bzw. nur mit Begründung (bspw. Materialtransport): die Deckelung von 130 EUR pro Reise bitte beachten
- Bahnfahrten:
- evtl. prüfen ob eine Bahncard Sinn ergibt, diese kann wenn die Rentabilität nachgewiesen werden kann, ebenso erstattet werden: bitte vorher das Formular ausfüllen und prüfen lassen
- Bahnticket buchen
- –> Reisekosten und Sachauslagen
- Nach der Veranstaltung wird das Ticket mit dem Formular (2018_RK-Formular_rdp_inkl Mail) an rechnung@worldscoutjamboree.de geschickt
oder per Post an Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. (rdp) | Chausseestr. 128/129 | 10115 Berlin
- Bahncard:
- Formular: https://ktul.worldscoutjamboree.de/wp-content/uploads/2022/09/Antrag_Bahncard_rdp.xlsx
- Das Formular berechnet welche BC sich wann amortisiert, das heißt, wenn ihr Fahrten für das Jamboree unternehmt, lohnt es sich für uns und für euch wenn ihr euch eine Bahncard anschafft, die diese Fahrten günstiger macht. Voraussetzung für die Erstattung ist, dass die Ersparnisse der Fahrten größer sind als die Anschaffungskosten der Bahncard.
- PKW:
- Gefahrene Kilometer in Formular (2018_RK-Formular_rdp_inkl Mail) eintragen
- Bei Reiseweg werden die abzurechnenden Kilometer nachvollziehbar beschrieben
Programm und Verpflegung abrechnen (Sachkostenabrechnung)
- Die Belege dürfen keinen Alkohol und keine Zigaretten beinhalten
- Pfand wird nicht erstattet, daher bitte in der Abrechnung direkt herausrechnen
- Reisekosten und Sachauslagen
- Alter Weg: PER E-MAIL: Belege in Formular 2018_SK-Formular_rdp eintragen und gesammelt an rechnung@worldscoutjamboree.de schicken (lange Quittungen, bitte gestückelt einscannen) – die Formulare digital unterschreiben (Unterschrift einfügen)
Hausbuchung
- Preis > 1.000 EUR (netto)
- Haus anfragen und Angebot bitte an vertrag@worldscoutjamboree.de schicken
- Rechnungsadresse muss Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. (rdp) | Chausseestr. 128/129 | 10115 Berlin
- Haus wird bezahlt durch den Ring
- Ab 1.000 EUR (netto) müssen drei Angebote eingeholt werden und entsprechend dokumentiert werden (wenn ihr Pfadiheime bei Euch bucht, könnt ihr von dieser Regelung abweichen, wenn ihr es entsprechend dokumentiert), Übernachtungen sollten möglichst ortsnah gebucht werden um den Aufwand an Reisekosten einzusparen (https://www.vergabevorschriften.de/uvgo/14) –> Muster_VErgabedokumentation.docx
- Verträge werden momentan vom Ring-Büro unterschrieben und an das Haus gesendet
- Wenn Anzahlungen getätigt werden sollen, werden diese über den Ring bezahlt; dann muss es eine Schlussrechnung geben, die die entsprechenden Buchungspositionen aktualisiert – auch die Schlussrechnung wird über den Ring bezahlt
- Wenn ihr kleine Stammesheime (o.ä.) geht, die im Vorfeld keinen Vertrag versenden, dokumentiert den Vorgang (vor allem die Kosten betreffend und die Nachvollziehbarkeit) entsprechend bitte mit der E-Mail: Rechnung muss auch hier vorliegen
Merch für die Unit
- Vorerst: Wenn ihr hier Merch bestellen wollt, mit dem ihr in Summe über 1.000 EUR kommt, sprecht bitte das Finanz-Team an.
- Für jede Ausgabe muss eine Quittung oder ein Beleg vorliegen; liegt kein Beleg vor, bitte bei dem Finanz-Team melden
- PER E-MAIL: Belege in Formular 2018_SK-Formular_rdp eintragen und gesammelt an rechnung@worldscoutjamboree.de schicken
- PER POST: Belege auf großen DinA4 Blätter aufkleben und mit ausgedrucktem Formular 2018_SK-Formular_rdp per Post an Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V. (rdp) | Chausseestr. 128/129 | 10115 Berlin schicken
Einführungs-Video
Auch ihr als Unitleiter*innen werdet nicht um das Thema Finanzen herum kommen. Daher haben wir euch für den Einstieg die wichtigsten Infos in einem kurzen Video zusammen gefasst.
Schaut gerne mal rein:
Die gezeigten Folien aus dem Video könnt ihr hier einsehen und downloaden: