Liebe Unitleitenden,
in weniger als zwei Monaten geht es los nach Korea! Damit zumindest schon mal der Start glatt läuft, erhaltet ihr hier alle wichtigen Infos rund um Flugtickets, Check-In und Rail&Fly. Bitte lest euch alles genau durch, da fast alle Units vor Abflug noch tätig werden müssen (besonders Units D5, D8, E5, E6 & E7 und alle Units mit Rail & Fly)
Flugtickets
Unser Reisebüro „Consense Travel“ stellt gerade nach und nach die eTickets für die einzelnen Units aus. Dabei bekommt meistens eine Unit ein gemeinsames Ticket, auf dem alle Details zu eurem Flug hinterlegt sind. Wenn Teile eurer Unit verschiedene Buchungen haben (z. B. nur teilweise Rail & Fly, Flugsonderwunsch …), bekommt ihr für diese Personen(-gruppen) separate Tickets. Für die Reise ist vor allem die Airline Booking Reference (5/6-stelliger Buchstaben-Zahlen-Code) entscheidend (und nicht die des Reisebüros Consense Travel!), die im Dokument (manchmal leicht versteckt) zu finden sein sollte.
Sobald die Tickets ausgestellt sind, lässt sie euch eure UB zukommen. Bitte überprüft die angegebenen Infos zeitnah und meldet euch bei Auffälligkeiten bei unserem Flugteam unter fluege@worldscoutjamboree.de. Da wir nicht durch / über die USA fliegen, stellen fehlende zweite Vornamen auf dem Ticket kein Problem dar. Bindestriche in Doppelnamen gibt es auf Flugtickets generell nicht (Hans-Peter fliegt als Hans Peter). Achtet auf die Personenanzahl, Abflugorte, evtl. Sonderwüsche. Wir hoffen bis spätestens Ende Juni alle Tickets an euch weitergegeben zu haben – sollte das nicht der Fall sein, ebenfalls gerne bei Fox melden. Sollte sich an den eTickets von unserer Seite noch was ändern (z.B. verspäteter Flugsonderwunsch), melden wir uns bei euch.
Auf manchen Ticket findet sich der Satz: „Please ticket before July XX on XX:XX, overdue will cancel the itinerary without notice, thank you.“ Das ist ein Hinweis für das Reisebüro und hat keine Relevanz für euch. Eure Tickets sind gültig, wenn ihr sie von uns bekommt.
Aufgabe der Unit-Leitungen: Wir arbeiten gerade daran die Fluginformationen für die Teilnehmenden über das Anmeldetool zur Verfügung zu stellen. Um keine widerspüchlichen Infos zu Treffpunkt usw. zu erzeugen, erfolgt sonst keine weitere Kommunikation vom Kontingent aus an die Teilnehmenden zu ihren Flügen. Bitte teilt ihnen also die Details zu Abflug & Rückkehr rechtzeitig mit. Sollten diese das eTicket selbst benötigen (z.B. für Versicherungen), schwärzt bitte alle anderen darauf aufgeführten Teilnehmenden. Bitte checkt regelmäßig, ob sich an euren Flugzeiten etwas verändert hat, nicht alle Airlines informieren da zuverlässig.
Check-In
(Achtung: D5, D8, E5, E6 & E7 ganz lesen!)
Mit dem Ticket ist es euch möglich, abhängig von der Airline ab 24-72 Stunden vor Abflug, einen Online-Check-In durchzuführen. Dazu müsst ihr die Daten aller Reisenden (Personalien, Geburtsdatum usw.) in den Online-Formularen der Airline-Websites eintragen. Erfahrungsgemäß kann es bei zu vielen Passagieren gleichzeitig zum Absturz der Systeme kommen, weshalb es sich anbietet die Unit in mehreren Gruppen einzuchecken.
Alternativ könnt ihr den Check-In auch erst am Flughafen direkt vor Abflug durchführen, dann übernimmt das Bodenpersonal für euch die Tipp-Arbeit. Wenn man am Tag davor die Airline wissen lässt, das man mit einer großen Gruppe zum Check-In kommt, bekommt man auch manchmal einen eigenen Schalter für sich. Allerdings kann es beim Check-In am Flughafen sein, dass schon einige Plätze über den Online-Check-In vergeben wurden und ihr dann verteilt sitzt statt in einem Block.
Bitte erkundigt euch beim Check-In, ob das Gepäck bei einer Zwischenlandung bis nach Incheon weitergecheckt wird (sollte bei allen Verbindungen so sein, aber sicher ist sicher) und hebt den Baggage Tag (bekommt man bei der Gepäckabgabe) gut auf / fotografiert ihn ab. Sollten Teilnehmende / Unitleitungen die Freigepäckmengen überschreiten, müssen die dann anfallenden Kosten von der entsprechenden Person selbst getragen werden (gilt auch für den Rückflug, also lieber nicht zu viel shoppen). Genauso ist auch jeder persönlich bei Verstößen gegen z.B. die Zollvorschriften Koreas haftbar.
Achtung: Expressrail-Units mit Start in einer anderen Abflugstadt als ihrer Ausgangsstadt MÜSSEN unbedingt einen Online-Check-In am Tag vor Abflug machen. Dabei erhaltet ihr einen digitalen Boardingpass für den ersten Abschnitt eurer Reise. Solltet ihr nicht am Tag davor online einchecken, kann es sein, dass die Airline eure Plätze für den Flug danach freigibt. Beim Rückflug sollte das nicht nötig sein, da ihr da mit dem Flug startet.
Das betrifft insbesondere folgende Units: D5, D8, E5, E6 & E7
Rail & Fly
Wir haben wie von euch im Anmeldetool angegeben Rail & Fly-Tickets für euch gebucht. Diese Tickets findet ihr für die Hinfahrt vor dem ersten Flug bzw. für die Rückfahrt nach dem letzten Flug mit im eTicket und schaut etwa so aus:
Um damit ein gültiges Bahnticket zu erstellen, müsst ihr für jede Person einzeln im Vorfeld auf der Website rail-checkin.com ein gültiges Bahnticket erstellen. Dazu benötigt ihr den Namen der reisenden Person und die Buchungsreferenz der Airline (siehe oben). Im Prozess könnt ihr dann Startbahnhof, Abfahrtsdatum (in einem 48 Stunden-Zeitfenster vor Abflug) und Zeitpunkt festlegen und bekommt passende Verbindungen vorgeschlagen. Bitte druckt das generierte Ticket dann aus und nehmt es mit in den Zug. Das Rail & Fly-Ticket ist nur nach dieser Aktivierung benutzbar und gültig.
Ihr als Unitleitungen könnt euch selbst entscheiden, ob ihr für alle TN die Bahntickets generiert oder das lieber an die einzelnen TN weitergebt – vom Kontingent aus erfolgtauch hier keine Kommunikation an die TN hierzu. Anders als beim Flug-Check-In ist die Aktivierung des Rail & Fly-Tickets jetzt schon möglich, also am besten gleich zeitnah erledigen.
Was ihr außerdem für den Flug braucht
Habt ihr es hinter Check-In & Gepäckabgabe geschafft, kommen noch ein paar Challenges auf euch zu:
- Sicherheitskontrolle: kennt ihr ja, gerne nochmal die TN vor der Gepäckabgabe erinnern alle in der Kabine verbotenen Gegestände & Flüssigkeiten in das Aufgabegepäck zu stecken.
- Ausreise: spätestens hier ist für einen TN ohne gültigen Reisepass Schluss! Also alle nochmal daran erinnern, dass diese von jede*m für den Flug am Körper tragen müssen.
- Zollkontrolle: In sehr seltenen Fällen kann es vorkommen, dass der Zoll von euch die Schulbefreiungen der TN sehen will (falls im Reisezeitraum erforderlich). Also auf jeden Fall die originalen Schulbefreiungen aller TNs sowie die Reisevollmachten griffbereit haben. Wenn man Kluft trägt, sind viele Verantwortliche aber gleich viel netter.
- Einreise in Korea: nachdem das bemitleidenswerte Personal in Incheon in wenigen Tagen über 40.000 Pfadfinder*innen kontrollieren müssen, werden die schon wissen, was ihr in Korea wollt 😉 Für die Einreise benötigen deutsche Staatsbürger aktuell kein K-ETA mehr, andere Nationen jedoch schon (manche sogar ein Visum!).
Alle Infos dazu nochmal hier: https://www.worldscoutjamboree.de/k-eta/ - Qcode bereithalten: Um bei der Gesundheitskontrolle nach der Einreise Zeit zu sparen, empfehlen wir euch schon im Vorhinein alle relevanten Infos in Koreas Qcode-System zu hinterlegen. Wie kommuniziert gingen dazu bisher noch keine Infos an die TNs, weil wir euch ULs selbst die Möglichkeit lassen wollten, ob ihr das für eure Unit wollt. Hier kann man den Qcode beantragen:
https://cov19ent.kdca.go.kr/cpassportal/biz/beffatstmnt/main.do?lang=en
Die dafür benötigte, erste Adresse in Korea könnt ihr aus den Planrouten entnehmen. - Geschafft: 한국에 오신 것을 환영합니다! (Willkommen in Korea!) Dann heißt es nur noch Gepäck abholen und in der Ankunftshalle nach petrolfarbenen Kluften Ausschau halten! Ein Welcome-Team des KT steht für die Units bereit.
Solltet ihr Fragen zu den einzelnen Prozessen haben, wendet euch gerne jederzeit an fluege@worldscoutjamboree.de mit eurem UB in CC – lieber einma zu viel nachfragen, als da am Ende etwas nicht klappt! Wir bereiten gerade noch eine Liste mit Ansprechpersonen & Hotlines für akute Probleme bei der Reise auf und lassen euch diese noch rechtzeitig vor Abflug zukommen.
Gut Pfad & wir sehen uns in Korea,
Euere Teams Logistik & Betreuung