Liebe Unit-Leiter*innen, liebe ISTs, liebe Kontingentsteam-Mitglieder,
zur einfachen Reisekosten und Sachkostenabrechnung gibt es eine App Circula.

Account aktivieren

Sobald Du Deine Einladung zu Circula via E-Mail erhalten hast, bist Du in in nur wenigen Schritten startklar:

• Klicke auf den Link in der Einladungs-E-Mail.
• Gib ein Passwort deiner Wahl ein.
• Aktiviere Deinen Account, indem Du auf „Account aktivieren“ klickst.

Was kommt als nächstes?

Abhängig von den zugewiesenen User-Rechten kannst Du verschiedene Funktionen nutzen:

• Alle User können Ausgaben über die mobile App (iOS, Android) bzw. Web-App einreichen.
• User mit den Rollen Buchhalter, Genehmiger und / oder Administrator verfügen über weitere Rechte (z.B. Freigaben, Prüfungen) in der Web-App. Die Finanzverantwortlichen der Units sind entsprechend hinterlegt – bzw. die Unit-Betreuer*innen, wenn noch keine finanzverantwortliche Person benannt wurde

Ihr könnt vier verschiedene Arten von Ausgaben mit der Mobile App einreichen:

• Reisen
• Ordner
• Auslagen
• Fahrtkosten

Reisen	Ordner	Auslagen	Fahrtkosten
Beim Erstellen von Reisen kannst Du Deine Ausgaben gesammelt für eine bestimmte Reise (Bsp.: von daheim, zum Unitvorbereitungstreffen, Auslagen, und wieder nach Hause) einreichen. Dabei kann die Reise auch mehrere Destinationen enthalten: Reisen ermöglichen Dir, Deine Auslagen als Sammlung einzureichen. User können ihre Reise sowohl über die mobile als auch über die Web-App einreichen. 📝 Hinweis: Eingereichte Ausgaben einer Reise können gelöscht werden, solange sie noch nicht geprüft und freigegeben wurden.	Mit Ordnern kannst Du relevante Ausgaben und Fahrtkosten gruppieren und auf einmal einreichen. Ähnlich wie bei einer Reise, nur ist der Anlass nicht derselbe	Bei Auslagen handelt es sich um einzelne Ausgaben, die während einer Reise oder auch außerhalb von Reise (z.B. Porto) gemacht werden.  Um eine Auslage einzureichen, sind die folgenden Informationen erforderlich:  Rechnungsbeleg Kategorie (Kostenart) Datum des Belegs Name des Rechnungsstellers  Beim Einreichen kannst Du auswählen, ob die Auslagen erstattet werden soll (wenn die Ausgabe bar oder mit einer privaten Karte bezahlt wurde) oder eine Erstattung entfällt (wenn die Unit-Debitkarte benutzt wurde).	Wenn Du Deinen PKW für Reisen verwendest, kannst Du die enstandenen Mehrkosten als Kilometerpauschalen einreichen.  (Deckelung bei 130 EUR, 0,20 EUR per Kilometer) Um Fahrtkosten einzureichen, sind die folgenden Informationen erforderlich:  Abfahrtsort Zielort Fahrtdatum Fahrzeug Distanz (wird von der App auf Basis von Abfahrts- und Zielort automatisch berechnet und kann ggf. angepasst werden) 📝 Hinweis: Der Anlass ist eine Pflichtangabe.

Wie kommen die Belege in die App

PDF-Rechnungen können per E-Mail an Ihr Circula-Konto gesendet werden. Diese findest Du anschließend in Deiner Ablage. Um PDF-Rechnungen an Dein Circula Konto zu senden, leite sie an receipts@in.circula.com weiter. Nach ein paar Sekunden findest Du die weitergeleitete Rechnung. Das funktioniert nur und ausschließlich von der E-Mail-Adresse die in deinem Konto hinterlegt ist. Du kannst weitere hinterlegen, bspw. eine dienstliche oder eine weitere Adresse.

Oder per Scan:

Scannen von Belegen

Mit der mobilen Circula App hast Du die Möglichkeit, Belege manuell oder automatisch zu scannen:

• Automatischer Scan: Der Scan wird automatisch ausgelöst, wenn die Umrisse des Belegs erkannt wurden. In diesem Modus kannst Du den Scan auch manuell auslösen, indem Du auf den Kamera-Button tippst.
• Manueller Scan: Du musst den Scan manuell auslösen, um den Beleg zu erfassen.

💡 Tipps:

• Dein Scan muss nicht perfekt sein, Du solltest allerdings sicherstellen, dass der Beleg für unsere Buchhaltung lesbar ist, damit dieser überprüft werden kann.
• Wenn Du Schwierigkeiten mit der Erkennung hast, kannst Du das Erfassen des Belegs mit dem Kamera-Button jederzeit manuell auslösen. Dies funktioniert sowohl im manuellen als auch im automatischen Modus.

Belegscans bearbeiten

Sobald der Beleg erfasst wurde, stehen folgende Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

1. Scan hinzufügen: Wähle diese Option, wenn Du mehr als einen Scan hinzufügen möchtest (Vorder- und Rückseite, mehrseitige Quittungen, lange Quittungen). Maximal 3 Scans sind erlaubt.
2. Scan zuschneiden (siehe Screenshot unten).
3. Scan rotieren.

Ausgaben und Fahrtkosten einreichen

Wie Du Deine Ausgaben und Fahrtkosten mit der mobilen App und/ oder der Web-App einreichst.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Circula User Ausgaben und Fahrtkosten mithilfe der mobilen App oder über die Web-App einreichen können.

Mit der mobilen App

Um eine Ausgabe einzureichen:

• Klicke auf den gelben Plus-Button.
• Wähle Auslage.
• Scanne eine lesbare Kopie des Belegs mit der integrierten Kamerafunktion.
• Alternativ kannst Du PDF-Belege aus der Ablage hinzufügen, indem Du diese an Circula weiterleitest.
• Gib die erforderlichen Ausgabendetails ein.
• Überprüfe Deine Informationen und tippe auf ‚Einreichen‘, um den Vorgang abzuschließen.

Um Fahrtkosten einzureichen:

• Klicke auf den grünen Plus-Button.
• Wähle ‚Fahrtkosten‘.
• Gebe die erforderlichen Informationen ein.
• Überprüfe Deine Informationen und tippe auf ‚Einreichen‘, um den Vorgang abzuschließen.

Mit der Web-App

Um Ausgaben und Fahrtkosten über die Circula Web-App einzureichen, gehe zum Bereich Ihre Ausgaben:

• Bewege den Cursor im ersten Tab über den gelben Plus Button (rechts) und wähle den Spesentyp aus.
• Gib die erforderlichen Ausgaben- bzw. Fahrtkostendetails ein.
• Wenn Du eine Ausgabe mit Rechnung einreichen möchtest, verwende den direkten Upload oder die Ablage, um die Rechnung anzuhängen. In der Ablage findest Du alle Belege, die Du zuvor entweder weitergeleitet, oder mit der mobilen App gescannt und gespeichert hast.
• Wenn alle erforderlichen Informationen hinzugefügt wurden, klicke auf ‚Einreichen‘.

📝 Hinweis: Du kannst Deine Ausgaben auch speichern, um sie später einzureichen, indem Du auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klickst und dann „Änderungen speichern“ auswählst.

Eingereichte Ausgaben werden im Tab Eingereicht aufgelistet. 

• Eingereichte, aber noch nicht prozessierte Ausgaben werden in gelb hervorgehoben.
• Genehmigte Ausgaben werden grün hervorgehoben.

Circula User können auch Reisen mithilfe der Web-App oder der mobilen App erstellen. Weitere Informationen:

Reisen (mehrere Belege einer Reise zusammen abrechnen)

Wie Reisen und Ausgaben, die während der Reise entstanden sind, gesammelt eingereicht werden können.

Reisen ermöglicht Dir, Deine Auslagen als Sammlung einzureichen. User können ihre Reise sowohl über die mobile als auch über die Web-App einreichen.

Mit der mobilen App

Du kannst Reisen erstellen und ihnen Fahrtkosten und Auslagen hinzufügen. Circula berechnet automatisch Ihre Tagespauschale (bzw. Verpflegungsmehraufwände). Dafür musst Du beim Einreichen der Reise lediglich Informationen zu Unterkunft und Verpflegung ergänzen. Die Tagespauschale wird nach dem Einreichen angezeigt.

📝 Hinweis: Das Jamboree erstattet keine Tagespauschalen.  

Reise erstellen

Um eine neue Reise zu erstellen, klicke einfach auf den gelben Plus-Button in der mobilen App:

1. Wähle ‚Reise‘ aus.
2. Gib das Datum und die Uhrzeit der Abfahrt und Rückkehr ein.
3. Gib ein oder mehrere Ziele der Reise an.
4. Benenne Deine Reise.
5. Wähle ‘Reise erstellen’.

Nachdem Du Deine Reise angelegt hast, kannst Du Auslagen und Fahrtkosten hinzufügen, indem Du auf den gelben Plus-Button im Detailbereich der Reise klicken.

Du kannst Ausgaben, die unabhängig von Reisen erstellt worden, vom Zusammenfassungs-Screen zu einer Ihrer Reisen hinzufügen. Hierzu musst Du unter den drei Punkten in der oberen, rechten Ecke des Zusammenfassungs-Bildschirms einer Ausgabe die Option ‚Zur Reise hinzufügen‘ wählen.

❕ Wichtig: Eine Ausgabe, die auf die eine oder andere Art zu einer Reise hinzugefügt wurde, wird erstmals nur gespeichert und erst dann eingereicht, wenn die gesamte Reise eingereicht wird. Sobald die gesamte Reise eingereicht worden ist, werden auch alle gespeicherten Ausgaben innerhalb der Reise eingereicht.

Tagespauschale hinzufügen und Reise einreichen (Das Jamboree zahlt keine Tagespauschalen aber bei der Reise muss diese auf 0 gesetzt werden)

Nach diesen Schritten wird Deine Reise zur Überprüfung eingereicht.

Mit der Web-App

Um eine Reise über die Circula Web App zu erstellen, geh zum Bereich Ihre Ausgaben:

• Klick in dem ersten Tab auf den gelben Plus-Button und wähle „Reise“.
• Gib die Reiseinformationen ein.
• Wenn alle erforderlichen Informationen hinzugefügt wurden, klick auf „Reise erstellen“.

📝 Hinweis: Es ist außerdem möglich mehrere Destinationen zu einer Reise hinzuzufügen. Klick dazu einfach auf den Button „Destination hinzufügen“

Sobald Deine Reise erstellt wurde, wird sie in dem To-Dos Tab angezeigt. Du kannst nun Ausgaben hinzufügen:

• Klick auf die Reise, um die Detailansicht zu öffnen.
• Bewege den Cursor über den gelben Plus-Button, um Ausgaben hinzuzufügen. Der Prozess ist der gleiche, wie für die regulären Ausgaben und Fahrtkosten, welche in diesem Artikel beschrieben werden.
• Wenn alle Ausgaben hinzugefügt wurden, klick auf „Reise einreichen“.

📝 Hinweis: Eingereichte Ausgaben einer Reise können gelöscht werden, solange sie noch nicht geprüft und freigegeben wurden.

Weitere Hilfetexte

Circula Help Center