FAQ

Wir werden hier die meistgestellten Fragen beantworten

Allgemeines

Wo finde ich die Finanzordnung?
Sobald die Finanzordnung kommuniziert ist, wird sie auf dieser Seite zu finden sein

Teilnahmebeitrag / Rücktritt / Rückerstattung / Reiseausfall

Wie ist das mit einer evtl. Rückerstattung, wenn man nicht mitfahren kann?
Zu aller erst gibt es einen Überblick über die Kosten Zusammensetzung: das ist einmal die Gebühr die wir an die Koreaner leisten, der Flug, die Vorbereitungsaufwände und Risikovorsorgen. Die Koreaner sagen: sollte wegen COVID das Lager nicht stattfinden können werden die Kosten rückerstattet. Der Flug wird relativ spät erst bezahlt. Wenn Korea dann ein Risikogebiet sein würde, oder die Reise nicht möglich ist aufgrund einer Reisewarnung: wird der Flug rückerstattet. Die Vorbereitungsaufwände werden auflaufen im Zuge der Vorbereitungen, wenn absehbar wäre das Jamboree findet nicht statt: werden diese natürlich nicht an getastet. Risiko vorsorgen werden nur benötigt wenn ungeplante oder unvorhersehbare Ereignisse eintreten, ansonsten werden diese auch zurück erstattet. Was ich damit sagen will: der Großteil des Preises besteht aus Teilen gut vorher sehen können. Daher würde ich die Frage mit einem jein beantworten mit einer großen Portion Ja darin. Aber am Ende können wir heute genauso wenig wie jemand anderes wirklich 100-prozentig sagen: alles findet so statt wie wir das planen. 
Und unsere Planung ist selbstverständlich, dass wir alles was wir nicht ausgeben zurück erstatten. Wir haben tatsächlich Versicherungen angefragt, sobald der Passus mit COVID gelten würde, waren diese Versicherungen so teuer, dass der Preis unverhältnismäßig hoch gestiegen wäre. Daher halten wir diese Versicherungen für unser Unternehmen nicht finanzierbar.

Gibt es Stornogebühren ? / Ab welchem Zeitraum einer Stornierung gibt es was zurück? AGB’s dazu?
Ich zitiere aus den AGBs: 8. Rücktritt des Teilnehmenden vor Leistungsbeginn
8.1 Der*Die Teilnehmer*in kann jederzeit vor Beginn der Reise von dem Vertrag zurücktreten. Der Rücktritt ist schriftlich gegenüber dem rdp zu erklären.
8.2 Erklärt der*die Teilnehmer*in den Rücktritt, so verliert der rdp den Anspruch auf Zahlung des Teilnehmerbeitrages. Stattdessen kann der rdp eine angemessene Entschädigung verlangen, sofern der Rücktritt nicht von ihm zu vertreten ist. Die Höhe der Entschädigung ist pauschaliert wie folgt: 
– bei Rücktritt bis zum 31.05.2022: 300,00 €,
– bei Rücktritt bis zum 30.09.2022: 25% des Teilnahmebeitrags,
– bei Rücktritt bis zum 31.12.2022: 50% des Teilnahmebeitrags,
– bei Rücktritt bis zum 31.03.2023: 75% des Teilnahmebeitrags,
– nach diesem Zeitpunkt in Höhe des vollen Teilnahmebeitrags

Wann ist die volle Summe fällig ohne Rückerstattungsmöglichkeit ?
Der Teilnahmebetrag richtet sich nach der gewählten Teilnahmevariante (s.o. Ziff. 3.2, Reiseform und Pakete) und ggf. nach der Funktion des Teilnehmers im Kontingent. Das SEPA Lastschriftverfahren wird nach folgendem Plan eingezogen. Der Einzug erfolgt am 5. des jeweiligen Monats bzw. am darauffolgenden Werktag.

Ist es möglich, dass der volle Teilnahmebeitrag in einer Summe überwiesen werden kann?
Wir bitten darum, dass die Teilnahmebeiträge nach dem offiziellen Zahlplan gezahlt werden. Wir versuchen so gut es geht Verwarnentgelder (Negativzinsen) zu vermeiden. Daher können wir viel Geld auf einen Schlag nicht gebrauchen und würde uns nur Zinsen kosten.

Kann selbst für einen Ersatz gesucht werden, wenn das eigene Kind nicht mit kann ? Oder wird von den Pfadis ein Kandidat dann ausgewählt- bis wann ist das wegen der Vortreffen dann überhaupt möglich ?
Grundsätzlich wollen wir vermeiden so wenig wie möglich Fluktuation zu haben: die Gruppen kennen sich größtenteils nicht, sollen sich kennenlernen und einschätzen können; also technisch natürlich so möglich!

Was passiert im Falle von Grenzkonflikten, weiteren Pandemien, gibt es für solche Dinge einen Plan, gerade auch wenn die Kinder zu dem Zeitpunkt dann schon Vor-Ort sind ?
wir haben eine Auslandskrankenversicherung mit Notfallmanagement vor Ort, die uns dabei hilft vor Ort richtig zu reagieren; selbstverständlich stehen wir auch im Kontakt mit der Botschaft und dem Auswärtigen Amt: generell werde ich diese Frage aber auch gerne nochmal weitergeben. Und wir dürfen nicht vergessen, dass noch knapp 40.000 andere Menschen außerhalb Südkoreas dabei sein werden, daher sind Meta-Themen sicherlich auch anders zu betrachten als deutsche Themen die wir noch mal anders angehen; Und es wird ein Notfallkonzeptgeben und wir werden ein medizinisches Team dabei haben, die sich nur um unsere Teilnehmer*innen kümmern können

Gibt es Geld zurück, wenn das Jamboree wegen Corona ausfällt?
Diese Frage ist schwer zu beantworten. Es kommt sehr auf den Zeitpunkt an, wann es abgesagt wird. Wir sind natürlich sehr vorsichtig und versuchen das Risiko bei allen Buchungen weiter zu geben. Unser Ziel ist, dass bei einer Corona-bedingten Absage, ihr möglichst viel Geld zurück bekommt.

Versicherung

Gibt es seitens der VCP eine Art Reisesicherungsschein, sollte etwas nicht klappen, oder die Reise nicht stattfinden können?
Seitens des rdp gibt es einen Reisesicherungsschein.

Ist der VCP ein anerkannter Reiseveranstalter gegenüber der Reiserücktrittsversicherung, ADAC meine ich erkennt keine Vereine an,- gibt es da schon Erfahrungen /Anbieter, die mit den Pfadis zusammenarbeiten?
das letzte Mal haben die meisten Teilnehmer*innen bei der Hansemerkur diese abgeschlossen und das hatte funktioniert; wir können gerne wieder ein Konstrukt vorschlagen, können und dürfen das aber nicht mitverkaufen

Unitbudget / Zuschüsse

Habe ich als Unitleitung Einsicht in meine Ausgaben und kann sehen, wie viel Budget ich noch habe?
Wir werden jeder Unitleitung einen regelmäßigen Report zur Verfügung stellen, in dem einzusehen ist, wie viel bereits ausgegeben wurde. So habt ihr immer einen Überblick, wie viel Budget euch noch zur Verfügung steht.
Wir werden euch versuchen, so viele Informationen wie möglich in dieses Reporting zu integrieren, sodass ihr auch sehen könnt, wofür die Ausgaben getätigt wurden.

Können Sponsorengelder auf das rdp-Konto überwiesen werden? Und auch Spendenquittungen für die Spende ausgestellt werden?
Wir möchten davon absehen, dass eure Sponsorengelder über das rdp-Konto laufen. Lasst diese Gelder bitte auf ein lokales Vereinskonto (z.B. Diözese oder Landesverband) überweisen. Diese können auch Spendenquittungen ausstellen. Solltet ihr bei dieser Frage nicht alleine eine Lösung finden, meldet euch bitte bei uns – wir finden dann eine Lösung.

Wie kann die Unitleitung den Überblick über das Touren-Budget behalten?
Stimmt euer Touren-Budget bitte mit der Tourenplanung ab. Bereits getätigte Ausgaben könnt ihr natürlich im Unit-Reporting einsehen.

Kann eine Unit Zuschüsse beantragen?
Als Kontingent greifen wir zentral nur die KJP-Bundesmittel ab. Alle weiteren Zuschüsse können gerne von euch als Unit beantragt werden. Vor allem Landesmittel bieten sich hier an.

Werden vom deutschen Kontingent internationale Fördergelder angefragt (internationale Begegnung)?
Auch hier gilt, dass „nur“ die KJP-Bundesmittel beantragt sind. Weitere Fördergelder können gerne von den Units beantragt werden.

Können wir Zuschüsse des Corona Aufholprogramms (des Bundes) für unsere Vorbereitungsseminare beantragen? 
Gerne könnt ihr diese Zuschüsse beantragen.

Die Deadline zum Einreichen der letzten Abrechnungen wurde auf November 2023 terminiert. Was ist, wenn ein Nachtreffen nach diesem Zeitpunkt stattfindet? Können diese Kosten trotzdem noch abgerechnet werden?
Bezahlt alle Auslagen für Nachtreffen bitte so früh wie möglich. Da wir damit rechnen, dass wir eine Rückzahlung machen können, müsst ihr ggf. ein Nachtreffen mit dieser Rückzahlung finanzieren. Aber auch hier gilt – sprecht uns im Zweifel bitte an.

Für ein Unit-Nachtreffen gibt es Programm. Ein Budget ist dafür jedoch nicht vorgesehen. Woher kommt das?
Ihr habt ein Budget von 90€ pro Person. Diese sind für die 3. Vorbereitungswochenenden, für eure Unit-Identität und für ein Nachtreffen. Wie ihr euch dieses Geld aufteilt, bleibt euch überlassen.

Sollen in den 30€ p.P. für die Unit-Wochenende auch die ganzen Reisekosten der Teilnehmenden abdecken?
Da jede Unit unterschiedlich lange Anreisewege zu den Vorbereitungstreffen haben, sind die 30€ exklusive der Reisekosten zu sehen. Reisekosten werden nicht von eurem Unit-Budget abgezogen.
Achtet jedoch bitte immer darauf, dass so wenig wie möglich Reisekosten anfallen.

Warum wurde das Unitbudget im Vergleich vom letzten Jamboree auf das aktuelle von 40€ auf 30€ reduziert. Woher kommt das?
Keine Unit hat es beim letzten Jamboree geschafft, die 40€ auszureizen. Daher haben wir das Unit-Budget von 40€ auf 30€ reduziert. Aber auch mit 30€ werdet ihr gut klar kommen.

Gibt es Budget für UL Kennenlern-Treffen, Teambuilding etc.?
Für diese Programmpunkte gibt es kein explizites Budget. Sprecht hierzu bitte mit eurer Unitbetreuung.

Was passiert mit dem Budget, dass wir an den Vorbereitungswochenenden nicht verbrauchen?
Grundsätzlich „verliert“ ihr als Unit kein Budget. Das Geld, was ihr an den VBTs nicht ausgebt, könnt ihr als zusätzliches Budget für eure Tour nutzen. Und was ihr von eurem Unit-Gesamtbudget nicht ausgegeben habt, wird auch auch als Unit zurück gezahlt.

Abrechnung / Konto

Wieso gibt es verschiedene Abrechnungsvorschriften? Warum muss an verschiedene Verbände abgerechnet werden?
Die anderen Abrechnungsvorschriften betrifft nur die zentralen Kontingents-Wochenenden. Diese Wochenenden können oft über zentrale Töpfe abgerechnet werden, was andere Formulare mit sich bringt. Dadurch sparen wir als Kontingent jedoch viel Geld und nehmen andere Formulare gerne in Kauf. 😉 Wir werden euch immer informieren, wenn andere Formulare verwendet werden müssen.

Macht es Sinn, dass wir ein eigenes Unit-Konto für Zuschüsse und Spenden eröffnen?
Wir würden euch ganz klar davon abraten, dass ihr ein Unit-Konto eröffnet. Konten, die über eine Privatperson laufen, bringen immer zahlreiche Risiken mit sich, die wir euch als Unitleitung nicht empfehlen können. Sofern ihr die Möglichkeit habt, nutzt am besten immer ein Vereinskonto. Vielleicht lässt sich hier ja ein Unterkonto einrichten, welches ihr dann nutzen könnt.

Muss die Unitleitung die Auslagen für die Vorbereitungs-Wochenenden vorstrecken oder wie kommt sie an das Geld?
Ihr könnt euch das Geld direkt über die Abrechnungsformulare für Reisekosten und Sachkosten zurück holen. Solltet ihr das Geld nicht vorstrecken können oder wollen, könnt ihr auch Vorschüsse bekommen, die dann mit euren Auslagen verrechnet werden. Wir legen unsere Prozesse auf jeden Fall so aus, dass ihr eure Auslagen so schnell es geht zurück bekommt.

Müssen die Auslagen für die Nachtour von der Unitleitung vorgestreckt werden?
Hier gilt das gleicht wie bei den Auslagen für die Vorbereitungs-Wochenenden. Auslagen bekommt ihr über die Auslagenerstattung zurück. Vorschüsse können wir auch gezahlt werden. Wir arbeiten gerade aber auch an einem Konzept, dass ihr eure Auslagen der Nachtour mit einer Unit-Karte bezahlen könnt, sodass die Auslagen nicht über eure Konten laufen müssen.

Kann jeder aus der Unit Kosten abrechnen, oder soll das zentral von dem Finanzbeauftragten erfolgen?
Grundsätzlich kann jeder das Abrechnungsformular ausfüllen und einreichen. Solange noch der Interims-Prozess läuft, würden wir es bevorzugen, wenn ihr die Belege aus eurer Unit digital einsammelt und dann eine gebündelte Abrechnung erstellt.

Was passiert mit den Original-Belegen?
Unser Ziel im finalen Prozess ist es, dass keine Belege aufbewahrt werden müssen. Im Interims-Prozess müssen die Belege allerdings im Original aufbewahrt werden. Daher legt euch die Belege zuhause bitte gut weg, sodass ihr sie bei Bedarf wieder findet und vorlegen könnt.

Wie dokumentiere ich, dass ich bei Auslagen über 1.000 € drei Angebote eingeholt habe?
Wenn ihr die Rechnung – die von uns zentral bezahlt wird – bei uns einreicht, hängt einfach die weiteren eingeholten Angebote mit an. So ist dokumentiert, dass ausreichend vergleichbare Angebote eingeholt worden sind.
Bei den weiteren Angeboten, muss kein schriftliches Angebot vorliegen. Wenn ihr auf einer Internetseite Preise seht, reicht auch ein Screenshot dieser.

Vorlager

Muss die Unit die Anreise zum Vorlager selbst buchen/organisieren?
Geplant ist, dass die Anreise zum Vorlager zentral erfolgt. Insofern, werdet ihr von einem Bus eingesammelt und wieder abgesetzt. Ihr müsst also erst einmal nichts organisieren oder buchen.