Die Anmeldung erfolgt in mehreren Schritten (siehe Status einer Anmeldung).
Ziel ist es, dass alle Papieranmeldungen und die SEPA-Mandate, mit Umweg über die UL, als Unit-Paket im KT (bei Peter) landen. Die Medizinbögen bleiben bei den Unitleitern.
Wenn ihr als Unit Anmeldungen bekommt, sollten die Personen im Status bestätigt durch KT sein.
Bestätigung durch Unit-Leitung
Als Unit Leitung sammelt ihr alle (TN und UL) Papieranmeldungen, Sepa-Mandate und Medizinbögen eurer Unit ein. Um die Anmeldung zu bestätigen, scannt ihr den QR Code mit einem Smartphone oder Tablet. Es ist hilfreich, wenn ihr euch schon vorher als UL in der Anmeldung eingelogged habt.
Nach dem Scannen werdet ihr auf den Reiter „Teilnehmerdaten überprüfen“, der entsprechenden Person, weitergeleitet.
Nachdem ihr alle Anmeldedokumente, in Papierform, überprüft habt könnt ihr die jeweilige Person mit dem Button „Dokumente sind vollständig …“ in den nächsten Status „bestätigt durch Leitung“ schalten. Die Papierdokumente sammelt ihr bis ihr alle Unitmitglieder vollständig habt.
Als Unit-Leitung bestätigt ihr damit, dass
– die „Anmeldung“ vollständig und korrekt unterschrieben ist
– das „Sepa-Mandat“ vollständig und korrekt unterschrieben ist
– keine Änderungen an den Orginaldokumenten vorgenommen wurden
– Vor- und Nachnamen auf Ausweis und Anmeldung exakt übereinstimmen (inklusive Zweitnamen etc.)
– Geburtsdatum auf Ausweis und Anmeldung übereinstimmen
In der Unit Anmeldung muss ein UL diese Bestätigung auch noch einmal für alle unterschreiben.
Unit Anmeldung
In der Anmeldung findet ihr bei eurer Gruppenübersicht unter „Personen“, den Button „Anmeldung für Gruppe drucken“. Hier kannst du auch schon vorab deine Gruppenanmeldung generieren. Solange eure Gruppe noch nicht vollständig bestätigt ist ist das Dokument noch nicht zum Versandt bereit.
Wenn ihr alle QR-Codes gescannt und alle Dokumente überprüft habt, könnt ihr die Gruppenanmeldung inklusive aller 40 Einzelanmeldungen und der SEPA-Mandate an Peter versenden. Natürlich ist es auch möglich, die Dokumente an einem KT-UL Treffen persönlich zu übergeben.
Status einer Anmeldung
Folgende Status kann eine Anmeldung haben:
– registriert (Jeder der sich initial eingelogged hat)
– gedruckt (Jeder der alle Pflichfelder ausgefüllt und auf drucken gedrück hat)
– Upload vollständig (Jeder der seine Dokumente hochgeladen hat)
– in Überprüfung durch KT
– Dokumente vollständig überprüft (Dokumente durch KT überprüft)
– bestätigt durch KT (jeder der bestätigt Teil einer Unit des Kontingentes ist)
– bestätigt durch Leitung (QR Code gescannt Papieranmeldung durch UL geprüft)
– vollständig (bei Peter angekommen und archiviert)
– Abmeldung Vermerkt (Personen die sich abmelden wollen, bei denen es noch Klärungsbedarf gibt) – abgemeldet
Mögliche Fehler beim Scannen des QR Codes
Ein falscher QR-Code weißt darauf hin, dass die zu überprüfende Person euch ein falsches Papier gegeben hat. Das kann unter Anderem passieren, wenn Personen Anmeldungen doppelt generiert haben (z.B. bei Rollenwechsel, Namensänderungen etc.). Da es für uns aber wichtig ist, dass die Papieranmeldung zur Person passt, müsst ihr euch in diesem Fall mit euerer Unitbetreuung in Verbindung setzen. Die kann alles weitere klären.
Ein falscher Status resultiert höchstwahrscheinlich aus einer Überprüfung durchs KT, auch hier solltest du mit deiner Unitbetreuung sprechen.
FAQs
Müssen alle Seiten der Anmeldung eingesammelt und weitergeleitet werden, oder reichen die erste Seite mit dem Qr-Code und das SEPA-Mandat?
SEPA Mandat und Anmeldung reichen. Der Medizinbogen bleibt bei der Unit-Leitung.
Müssen alle Anmeldungen im gedruckten und unterschrieben Original vorhanden sein, oder reicht auch der Scan?
Gerne hätten wir alles digital gemacht. Leider besteht der rdp bei Anmeldung und SEPA Mandat auf Papier.
Müssen die Zweitnamen auf der gedruckten Ameldung mit dem Ausweisdokument übereinstimmen, oder reicht es, wenn die richtigen Namen im System hinterlegt sind?
Der richtige Zweitname im System reicht aus, da wir diesen vor allem für die korrekte Flugbuchung benötigen.