Liebe Unit-Leitungen,
nachdem die Flüge seit Jahresende feststehen, folgt gleich die nächste Frage: wie zum Abflugflughafen kommen? Das Thema ist nicht ganz einfach und erfordert von jeder Unit zeitnah Handlungen, bitte lest folgende Infos gründlich durch und beachtet eure ToDos unten, Danke!
Da wir geographisch sehr unterschiedlich verteilte Units haben, gibt es auf die Frage der An- und Abreise je Unit verschiedene Antworten. Gemeinsam für alle ist, dass die Anfahrt wo möglich mit dem ÖPNV erfolgen soll, schließlich nimmt das Thema Nachaltigkeit einen großen Stellenwert im Kontingent ein. Für die An- und Abreise gibt es für uns folgende Szenarios:
Units, die aus der Abflugstadt kommen
z. B. Unit aus München fliegt aus München
Bei diesen Units gehen wir davon aus, dass ein Großteil der TNs von den Eltern am Abflugtag zum Flughafen gebracht wird oder ein lokales Ticket (z.B. Ticket lokaler Vergehrsgesellschaft) die günstigere Variante im Vergleich zu Rail & Fly ist. Sollten einzelne TNs eine längere Anfahrt zum Abflugort haben (z.B. TNs aus Passau in München-Unit) können für diese Bahn- oder Rail & Fly-Tickets gebucht werden (siehe unten).
Units, die aus einer anderen Stadt abfliegen
z. B. Unit aus München fliegt aus Berlin
Für Units, die eine weite Strecke zum Abflughafen reisen müssen oder geographisch sehr verteilt sind (z. B. aus mehreren Bundesländern kommen), übernehmen wir die Anreisekosten per Bahn. Bei den meisten Airlines können wir für Units Rail & Fly-Ticket zubuchen, mit denen ihr von einem beliebigen Bahnhof aus starten könnt. Bei einem Rail & Fly-TIcket ist immer Hin- und Rückfahrt im Preis inkludiert (also z.B. für einen B4-TN kosten Hin- & Rückfahrt zusammen 54€ ) Infos zum Rail & Fly findet ihr hier:
https://www.bahn.de/service/buchung/bahn_und_flug/rail_und_fly
Dabei ist es auch möglich, dass verschiedene Gruppen oder einzelne TNs von verschiedenen Abfahrtsorten starten. Da wir kosteneffizient arbeiten wollen, würden wir alle interessierten Units bitten für die jeweiligen Teilnehmenden einen Vergleich zwischen Rail & Fly und einem regulären Bahnticket (2. Klasse) pro TN durchzuführen, um dann die Billigere der beiden Optionen zu buchen. Es ist möglich, dass in einer Unit manche TNs ein Rail & Fly und manche ein selbst gebuchtes Ticket haben, je nachdem, was für den jeweiligen TN individuell günstiger ist. Bei Anfahrten unter drei Stunden nutzt bitte den billigeren Regionalverkehr und, wenn möglich, Gruppentickets (z.B. Quer-durchs-Land-Ticket, Bayern-Ticket usw.). Wo kein Rail & Fly durch die Airline möglich ist, übernehmen wir die Bahnkosten via Circula. Eine Ausnahme stellt Lufthansa mit ihrem Expressrail-Angebot dar, dazu haben wir mit den betroffenen Units bereits Kontakt aufgenommen aufgenommen und alle notwendigen Daten abgefragt. In der folgenden Tabelle findet ihr eine Übersicht über die Rail & Fly-Optionen, je nach Airline sind die Preise für das Rail & Fly-Ticket unterschiedlich:
| Bahnticket | Units |
| Expressrail (Lufthansa) | D8 E5 D5 E7 E6 E4 F2 F1 F5 |
| Rail & Fly 54€ | B4 E1 E8 F8 F3 |
| Rail & Fly 76€ | C1 C2 C5 C6 C8 D7 D4 D6 D1 D2 A1 A5 A2 A4 B3 B5 B1 B2 F4 F6 |
| Rail & Fly 90€ | A7 A8 E2 E3 |
| Kein Rail & Fly möglich | A6 C3 C4 C7 A3 B6 B7 B8 D3 F7 |
Alternativ ist für uns auch die Anreise einer kompletten Unit per Reisebus denkbar, wenn sich z.B. eine Unit aus dem Raum Frankfurt zentral trifft und gemeinsam mit dem Bus zum Abflughafen München fährt. In Sachen Klima sind Reisebusse sogar noch effizienter als die Anreise per Zug (https://www.umweltbundesamt.de/publikationen/methodenkonvention-30-zur-ermittlung-von-0)! Dies ist dann möglich, wenn der Reisebus billiger oder gleich teuer wie ein Bahn- bzw. Rail & Fly-Ticket ist. Wenn ihr dies plant, meldet euch bitte mit konkreten Angeboten von Busunternehmen und einem Vergleich mit den Bahnkosten bei Fox (felix.unger@worldscoutjamboree.de).
Feedbackprozess Rail & Fly
Um von euch die Daten zur An- und Abreise zum und vom Flughafen einzuholen, werden wir das Anmeldetool (hitobito) nutzen, damit alle Daten immer gesammelt an einem Ort liegen. So läuft der Rückmelde- und Buchungsprozess konkret ab:
- Vorsortierung:
Basierend auf eurer regionalen Verteilung und eurem Abflug-Flughafen wurdet ihr von uns in eine der folgenden drei Kategorien eingeteilt. Dabei haben wir grob abgeschätzt wie weit eure Anreise ist und ob die Kosten pro Person im Schnitt billiger oder teurer als Rail & Fly-Tickets sein werden. Wir sind dabei unitweise vorgegangen, also alle TN und UL einer Unit haben dieselbe Kategorie bekommen, da wir diese Entscheidung schwer auf Ebene einzelner TN treffen können. Ihr seid hier viel näher an den TN und könnt das besser beurteilen. Diese Einteilung könnt ihr für jede*n TN im Anmeldetool im Feld Rail & Fly unter dem Reiter „Kontaktdaten Teilnehmer*in“ einsehen. Wenn ihr eure Unit komplett sehen möchtet könnt ihr auch unter „Personen“ und dann „Spalten“ die Spalte „Rail&Fly“ einblenden.
Folgende Kategorien gibt es:- Rail & Fly:
Für TN, bei denen Rail & Fly unserer Meinung nach die günstigste Variante der Anreise darstellt. - Kein Rail & Fly:
TN, die keine weite Anfahrt haben (siehe Kategorie oben „Units, die aus der Abflugstadt kommen“) bzw. bei denen Rail & Fly unserer Meinung nach nicht die günstigste Anreisemethode ist. - Rail & Fly nicht möglich:
Units, bei denen kein Rail & Fly möglich ist, da es die Airline nicht anbietet (kurz: Rail & Fly unmöglich).
- Rail & Fly:
- Überprüfung:
Jetzt ist es an euch! Checkt welche Anreisemethode wir uns für euch überlegt haben und ob es die Praktischste und Billigste für euch ist. Die Preise für das Rail & Fly könnt ihr aus der Liste oben entnehmen und versteht sich als Gesamtpreis für Hin- und Rückfahrt. Wenn ihr das Feld ändern wollt, könnt ihr im Reiter „Teilnehmerdaten überprüfen“ eine Änderung beantragen und eine kurze Begründung dazu eingeben, aus der wir dann nachvollziehen können, wieso ihr das ändern wollt (Änderungen ohne Begründung werden im Zweifel ignoriert).
Hier ein paar Beispiele für Änderungen:
– Ihr kommt und fliegt aus Berlin, seid auf „kein Rail & Fly“, habt aber einen TN aus Stuttgart? Dann ändert das Feld für die Person zu Rail & Fly, wenn es billiger ist als der ICE Hin- und Zurück.
– Ihr kommt aus Nürnberg, euer Rail & Fly kostet 90€ pP und ihr fliegt aus München? Dann seid ihr mit einem Bayern-Ticket deutlich billiger unterwegs, schwups: Rail & Fly abgewählt.
– Eine aus eurer Unit hat eine Bahncard 100? Dann stellt diese Person auf „Kein Rail & Fly“ um, sie hat ja schon ein Ticket.
Bitte schickt eine kurze Info-Mail an euren zuständigen UB, wenn ihr mit der Überprüfung fertig seid und alle Änderungswünsche eingeplfegt habt. Für die Überprüfung habt ihr bis zum 12.03.2023 Zeit.
Bitte nehmt diese Aufgabe ernst, da wir uns zentral als KT sehr schwer tun für jede*n TN die optimale Anreiseart zu finden. Es mag zwar etwas zeitintensiv sein für jede*n Einzelne*n die günstigste Anreiseoption zu eruieren, aber ihr kennt euch sowohl mit den regionalen Tarifoptionen als auch euren TN einfach deutlich besser aus. Jeden Euro, den wir bei einer möglichst maßgeschneiderten Zugbuchung sparen können, fließt in eine potentielle Rückzahlung an die TN nach dem Jamboree. - Überprüfungsüberprüfung
Nachdem ihr alle TN einer Unit bearbeitet und abgehakt habt, checken wir noch einmal eure Änderungen und wenden uns bei eventuellen Fragen oder Änderungen an euch. Wenn wir fertig sind, bestätigen wir euch die Richtigkeit der Daten. Dieser Prozess sollte bis zum 19.03.23 abgeschlossen sein, wenn sich alle Units bis zum 12.03.2023 rückgemeldet haben. - Buchung
Danach sind hoffentlich alle Daten final und wir können zur Buchung schreiten. Die Buchung der Rail & Fly-Tickets übernehmen dann wieder wir über unseren Reiseveranstalter, ihr müsst euch allerdings um den Check-In (siehe Link oben) kümmern, sobald ihr die Tickets von uns bekommen habt. Fernverkehrstickets (die eben nicht Rail & Fly sind) bucht ihr bitte zeitnah nach unserer Bestätigung, da diese mit der Zeit ja teurer werden. So gut wie alle Nahverkehrstickets (z.B Bayern-Ticket) könnt ihr auch erst am Abflugtag buchen. Die Tickets könnt ihr dann über Circula zur Abrechnung und Rückzahlung einreichen.
Übernachtung am Vortag
Für Units mit weiter Anreise und einem sehr frühen Flug, sodass dieser bei Anreise am Abflugtag nicht sicher erreicht werden kann, kann das Kontingent ebenfalls die Kosten einer Übernachtung am Vortag übernehmen. Als Richtschnur gilt, dass das wir die Übernachtung und alle damit verbundenen Kosten (Essen, Transfer von Übernachtungsort zum Flughafen) am Vortag übernehmen, wenn es per Bahn nicht möglich ist den Flughafen vier Stunden vor Abflug zu erreichen. Wenn ihr dies plant, meldet euch bitte bis zum 05.03.23 mit den Details eurer Anfahrt und evtl. Unterkunft bei Fox (felix.unger@worldscoutjamboree.de), um euch die Übernachtung genehmigen zu lassen. Er kann euch auch mit Tipps zu Übernachtungsmöglichkeiten nahe München und Frankfurt unterstützen. Die Option der Übernachtung am Vortag steht natürlich auch allen anderen Units frei und wird dann aber über das Unitkonto finanziert, geht also von eurer Unitrückzahlung ab. Bitte teilt auch dies bis zum 05.03.23 an Fox mit, damit wir u. U. eure Rail & Fly-Buchung mit der Anreise am Vortag synchronisieren können.
Wie wir (leider) alle wissen, läuft die öffentliche Anreise in Deutschland nicht immer ganz rund, plant also ausreichend Puffer für An- und Abreise mit ein. Wir würden euch empfehlen eure Verbindung so zu wählen, dass ihr mindestens 4 Stunden vor Abflug am Flughafen eintrefft.
Bei Fragen oder Gesprächsbedarf wendet euch gerne jederzeit bei eure*m UB oder unter logistik@worldscoutjamboree.de. Ansonsten schon mal vielen Dank für eure Mithilfe!
Viele Grüße & Gut Pfad,
Eure Bereiche Logistik & Betreuung